الخميس، 1 سبتمبر 2011

قواعد لحسن كتابة بريدك الإلكتروني في الشركة


اعتراف سلطنة عمان أخيرا بالرسائل البريدية الإلكترونية E-MAIL كدليل رسمي هو خطوة في الاتجاه الصحيح، ستعزز من أهمية تعاملنا مع هذه الوسيلة الفعالة بالتواصل في العمل وخارجه. إذ تدرس دول عربية أخرى اعتماد الـE-MAIL كرسالة يعتد بها قانونيا في العمل والمحاكم، وهو ما يدفعنا إلى ضرورة تناول القواعد الأساسية المتعارف عليها عند كتابة الرسالة البريدية الإلكترونية حتى نقلل من أخطاء الكتابة ونرفع من فعالية التواصل مع الآخرين. خصوصا ان قواعد التواصل الالكتروني في صلب عمل المدير او أي مسؤول في فريق العمل.



1ـ التركيز على فكرة واحدة:

أكثر ما يدفع متلقي البريد الإلكتروني إلى الرد السريع على المرسل، وسهولة فهم مراده، هو تضمن رسالته فكرة واحدة رئيسية. فحصر الرسالة البريدية بفكرة واحدة يساعد متلقيها على سهولة الرد على الموضوع فور ما يجد لديه الإجابة، غير أن تلقي المرسل إليه أكثر من فكرة، أو موضوع، في البريد الواحد قد يساهم في تأخره بالرد على مسألة عاجلة من بين الموضوعات المذكورة في الرسالة. ومن أمثلة الفكرة الواحدة أن تتناول الرسالة تقريرا أو مشروعا معينا أو مسألة متعلقة بالإجازة أو الانصراف مبكرا وغيرها. وباتباع قاعدة الفكرة الواحدة تقل مسألة تعطل بعض المعاملات أو الموافقات أو إبداء الرأي لأن متلقي الرسالة لا يصبح محتاجا إلى تأجيل الرد لحين حصوله على إجابات عن كل الموضوعات المطروحة.



2ـ وضوح خانة الموضوع:

بعض الموظفين لايعيرون لخانة الموضوع Subject أهمية تذكر، ظنا منهم أنها ليست ذات أهمية. والصحيح أن هذه الخانة مهمة جدا خاصة للمديرين المشغولين الذين لديهم مئات أو آلاف الرسائل البريدية في صندوق الوارد، ويحاولون البحث عن مراسلات متعلقة بموضوع محدد.

ويفضل دائما أن تكون خانة الموضوع واضحة جدا، أي تشير بوضوح إلى صلب الموضوع، مثل «تقرير عن أداء الإدارة خلال فترة كذا» أو «معلومات بشأن موضوع كذا» أو «طلب الموافقة على كذا» وهكذا.



3ـ إعادة القراءة:

إرسال بريد إلكتروني مليء بالأخطاء اللغوية والبديهية يولد انطباعا سلبيا لدى المتلقي، خاصة المسؤول المباشر. فبعض المديرين قد يفسر كثرة تكرار الأخطاء على أنها عدم اكتراث من الموظف بمسألة «الإتقان» وهو أمر سلبي ليس في مصلحته. ولا تستغرق إعادة البريد سوى بضع ثوان ولكن تأثيرها الإيجابي كبير. وقد يحتاج الفرد إلى الاستفادة من خدمة تصحيح الأخطاء اللغوية لضمان سلامة اللغة وسلاسة فهمها من قبل القارئ.



4ـ عدم افتراض السرية:

الموظف الفطن هو من يدرك أن ما يكتبه إلكترونيا قد يقع في يد الشخص غير المناسب، كأن يمرره زميل له بالخطأ إلى آخر غير معني بالموضوع، أو أن يهددنا به زميل متى ما ساءت علاقتنا به، وغيرها. ولذا فإن أفضل طريقة لكتابة الرسالة هي القائمة على مبدأ الحذر والدقة في كتابتها، حتى لا تعود علينا سلبا، بسبب عدم التزامنا بأصول الكتابة السرية.



5ـ مقياس سرعة الرد:

ليس هناك انطباع إيجابي أفضل من أن يسارع المدير إلى الرد على الرسائل الواردة إليه. فسرعة الرد صارت مؤشرا يقاس به مدى سرعة آلية اتخاذ القرار في المؤسسة. وفي عالم الشركات الخاصة فإن سرعة الرد تفتح شهية المؤسسات الأخرى على الرغبة في التعامل معها. وربما الموظفون أكثر من يقدرون سرعة رد مديرهم على رسائلهم، خاصة إذا كانوا ينتظرون منه موافقة إدارية معينة. وليتذكر المدير أن البريد الإلكتروني دليل مكتوب منه إلى هؤلاء يدفعهم إلى مباشرة العمل، من دون تردد أو خوف من سوء الفهم أو الالتباس الذي قد تحدثه الموافقة الشفهية.



6ـ الأسئلة الخمسة:

علمتنا الصحافة أن الخبر لايكتمل إلا حينما يجيب عن خمسة أسئلة رئيسية، التي تسمى بالإنكليزية الـ5 W’s، وهذه الأسئلة هي: من؟ ماذا؟ لماذا؟ متى؟ أين؟ وعليه فإن أفضل رسالة بريدية هي التي تضم الإجابة الوافية عن هذه الأسئلة حتى نرسم للقارئ صورة ذهنية واضحة عن الموضوع محل النقاش. وقد اختار الصحافيون هذه الأسئلة لأنها تعطي إجابة شافية للقارئ الذي لا تخرج توقعاته عن إطار هذه الأسئلة الرئيسية.



7ـ التفكير قبل الإرسال:

قبل ضغطه على زر Send لابد أن يفكر الموظف مليا بعواقب إرساله لهذه الرسالة. إذ إنه في بعض الأحيان ينتاب المدير أو أحد الموظفين نوبة غضب مفاجئة يفضل فيها تجنب كتابة أي حرف حتى يزول عنه غضبه بالطرق المعروفة. فالإنسان حينما يتملكه الغضب لا يفقه ما يقول، وعندما يرسل رسالة مكتوبة قد تضم كلمات لاذعة أو قاسية أو مهينة لزملائه، لاقدر الله. وقد يستغل متلقي الرسالة بدوره هذه الكلمات دليلا ضد كاتبها.



8 - عدم الرد من صفحة جديدة:

لاينم عن تصرف مهني professional قيام المرسل إليه بالرد على المرسل من صفحة بريدية جديدة لا تضم محتوى الرسالة السابقة موضع النقاش. حيث ان بعض المديرين وبسبب كثرة المشاغل ربما لا يتذكرون الموضوع الأساسي، وليس لديهم متسع كافٍ من الوقت للبحث عن نص المراسلات السابقة لفهم الموضوع، فهو قد يؤجل الرد فينسى مع مرور الوقت الرسالة فيؤدي ذلك إلى تأخر عملية التواصل بين الموظفين.

قواعد البريد الإلكتروني كثيرة، وحاولنا حصر أهمها والتي تجري عرفا بين الناس. وهناك من الدورات التخصصية في كتابة الرسائل البريدية الفعالة ما يستحق أن يطبق في مؤسسات عديدة حتى ترتقي بوسائل التخاطب داخليا وخارجيا. فمدى التزام الموظفين بقواعد كتابة الـEMAIL صارت تعكس مهنيتهم في المؤسسة، مثلها مثل كتابة الرسائل المطبوعة التي تحكمها أساسيات لاتقل أهمية عن قواعد كتاب البريد الإلكتروني. وإن شاء القارئ يمكننا تزويده بأسماء الجهات التي تقدم هذه الدورات التخصصية التي أضحت حاجة ماسة للجميع في عالم الأعمال وفي غيره من الجهات الحكومية.




محمد النغيمش.القبس


ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق